Zeiterfassung mit moderner Open Source Software

EuGH

Der Europäische Gerichtshof hat nach einer Klage einer spanischen Gewerkschaft entschieden, dass Arbeitszeit vollständig erfasst werden muss. Nur so lasse sich überprüfen, ob die zulässige Arbeitszeit eingehalten würde. Doch wie lässt sich das konkret umsetzen? Die gute alte Stechuhr oder eine Excel-Tabelle? Das ist zwar zulässig, doch nicht mehr zeitgemäß. Die moderne Lösung heißt Software.

Cloudangebote

Nach unserer Recherche belaufen sich die Kosten bei diversen Cloudanbietern auf durchschnittlich 10€ pro Monat und Nutzer. Dafür bekommt man sowohl moderne Webinterfaces und Apps für iOS und Android zur komfortablen Erfassung der Zeiten, als auch die Möglichkeit zum bequemen Export als Excel Datei oder sogar als fertige Rechnung im PDF-Format. Für kleine Teams bis ca. 3 Personen gibt es diese Angebote auch kostenlos und für dieses Szenario, empfehle ich einen solchen Service zu nutzen, doch darüber hinaus wird es schnell teuer.

Grenzen kommerzieller Software

Die Lösungen aus der Cloud gefallen uns auf den ersten Blick gut, jedoch sind uns die Auswertung der Zeiten nicht individuell genug. Denn die Zeiterfassung gliedert sich bei den meisten in Teams, die an Projekten arbeiten, die wiederum einzelne Aufgaben enthalten. Um bei der Auswertung die erfasste Arbeitszeit in Geldwert umzurechnen, kann man den Teams, einzelnen Mitarbeitern, Projekten und Aufgaben Stundensätze hinzufügen, die Praxis des Arbeitsalltages sieht aber meist anders aus.

Ist der Stundensatz nicht von der bearbeiteten Aufgabe ab, sondern von dem Zeitpunkt, also z.B. Zuschläge für Nachtschichten oder Sonn- bzw. Feiertage, hilft die Software nicht weiter. Ein Programm, das auf alle Eventualitäten vorbereitet ist, gibt es nach unseren Recherchen derzeit nicht. Diese Erwartung stellen wir persönlich aber auch nicht an eine Zeiterfassung. Was wir uns wünschen, ist eine einfache Form der Erfassung und die Option die Daten in einem für uns gut nutzbaren Format zu exportieren, um die Auswertung anschließend nach den individuellen Anforderungen des Kunden mit einem eigenen Programm vorzunehmen - Individuelles gibt es eben nicht von der Stange.

Die Alternative: Open Source

Unzufrieden mit den kommerziellen Lösungen begeben wir uns auf die Suche nach einem passenden Open Source Projekt. Auf den ersten Blick sind wir enttäuscht. Was wir finden, ist alt, wird nicht mehr weiterentwickelt, oder ist schlicht viel zu ineffizient bei der Nutzung von Ressourcen. Das einzige Projekt, das wir uns genauer anschauen, heißt “Kimai” (V1).

Die Bedienung findet über ein Webinterface statt und der Export der Daten ist in den Formaten pdf, excel und csv möglich. Letzteres gefällt uns gut, da es ein simpler Standard ist, der ohne Aufwand direkt verarbeitet werden kann. Unsere Grundanforderungen sind also erfüllt, jedoch ist das Interface etwas altbacken.

Kimai V2

Doch wie es der Zufall will, lesen wir, dass Kimai in einer neuen Version in Arbeit ist: Kimai V2 - Die Anwendung wurde von Grundauf neu und nach den aktuellen Webstandards geschrieben. Kimais Webinterface verhält sich nun responsive und lässt sich damit nun auf dem Smartphone oder Tablet genau so gut nutzen, wie am Computer.

Zeiterfassung mit Kimai

Kimai bietet links eine Seitenleiste über die man bequem zwischen den Menüpunkten Dashboard, Meine Zeiten, Rechnung, Export und Administration wechseln kann. Je nach Rolle des Users sind mehr oder weniger Menüpunkte verfügbar, sodass z.B. der Export bzw. die Erstellung von Rechnungen nur für Mitarbeiter aus der Buchhaltung verfügbar gemacht werden kann. In der oberen rechten Ecke findet sich ein Schnellzugriff um die Erfassung für die zuletzt bearbeiteten Aufgaben fortzusetzen oder zu stoppen bzw. zwischen ihnen zu wechseln. Das Dashboard zeigt einem nützliche Statistiken, Meine Zeiten eine filterbare Übersicht über die eigenen Zeiten (für Administratoren gibt es diese Übersicht auch für die Daten aller User), Rechnung ermöglicht einem erfasste Aufgaben in Rechnungen im pdf Format umzuwandeln und über Export können die Daten von einem gewünschten Zeitraum, Nutzer, Projekt und/oder Kunden in den Formaten csv, ods, pdf oder excel heruntergeladen werden.

Auswertung der erfassten Zeit

Zur Auswertung der erfassten Zeit nach den Wünschen unserer Kunden nutzen wir ein von uns entwickeltes Java-Programm. Unser Programm passen wir dabei bis ins kleinste Detail an die jeweiligen Arbeitsverträge der Mitarbeiter an, um z.B. Zuschläge oder Pausen auf den Cent bzw. die Sekunde genau zu berechnen und so anzuzeigen, wie der Kunde es sich wünscht. Beispielsweise eine monatlich erstellte Excel-Datei, die pro Mitarbeiter ein Arbeitsblatt enthält, zur Nachkontrolle jede Zeile einen Tag zusammenfasst und am Ende die Summe der monatlichen Arbeitszeit, Zuschläge, Über-/Minderstunden ausgibt.

Klingt das interessant für Sie? Sprechen Sie uns an, um eine unverbindliche Beratung zu bekommen!